Eine Fahrtenliste mit deutschen Spalten, wahlweise als Excel-Datei, als A4-Blatt zum Ausdrucken oder als CSV. Eine Zeile je Fahrt, der Betrag rechnet sich aus Entfernung mal Satz. Die Beispielzeilen zeigen den Arbeitsweg und die Dienstreise mit ihren beiden Sätzen.
Die Beispielzeilen rechnen mit 0,38 € je Kilometer für den Arbeitsweg und 0,30 € je Kilometer für die Dienstreise. Das A4-Blatt trägt dieselben Spalten wie die Excel-Datei, bis auf die Einheit: auf Papier wird ohnehin in Kilometern gerechnet.
9 Spalten · 100 vorbereitete Zeilen in der Excel-Datei · Blätter: Fahrtenliste, Auswertung, Anleitung
Nehmen Sie das Format, das zu Ihrem Schreibtisch passt. Die Spalten sind in allen drei Dateien gleich, bis auf die Einheit auf Papier.
Wenn die Liste am Jahresende eine Summe ergeben und je Monat stimmen soll.
Wenn Sie die Fahrten im Auto oder am Küchentisch eintragen und das Blatt abheften.
Wenn die Liste in Google Drive liegen soll oder jemand anderes sie prüfen soll.
Die Tabelle unten ist der Anfang der Excel-Datei, mit den beiden Beispielzeilen. Auf dem A4-Blatt stehen dieselben Spalten bis auf die Einheit, die es nicht braucht.
| Datum | Startort | Zielort | Zweck | Entfernung | Einheit | Satz | Betrag | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-01-05 | Zuhause | Arbeitsstelle | Arbeitsweg | 18 | km | 0.38 | 6.84 | Ein Weg je Arbeitstag |
| 2026-01-12 | Büro | Kundentermin | Dienstreise | 240 | km | 0.30 | 72.00 | Hin- und Rückfahrt in einer Zeile |
In der Datei steht der Punkt als Dezimalzeichen, also 0.38 statt 0,38. Excel zeigt den Wert in Ihrer eigenen Einstellung an, auf dem PDF steht das Komma.
Der Anlass entscheidet über den Satz, nicht das Fahrzeug. Beide Sätze gelten 2026 und 2027.
Für ein anderes Kraftfahrzeug gilt auf einer Dienstreise 0,20 € je Kilometer.
Alle 9 Spalten, in der Reihenfolge der Datei.
| Spalte | Was eintragen | Worauf achten |
|---|---|---|
| Datum | Der Tag der Fahrt. | Eine Fahrt je Zeile. Hin- und Rückfahrt an einem Tag sind zwei Zeilen. |
| Startort | Wo die Fahrt beginnt. | Schreiben Sie einen Ort immer gleich, dann lässt sich die Spalte filtern. |
| Zielort | Wo die Fahrt endet. | Bei einer Rundreise tragen Sie den Weg zurück in einer zweiten Zeile ein. |
| Zweck | Warum Sie gefahren sind. | Arbeitsweg, Dienstreise oder ein Termin, den später jemand nachvollziehen kann. |
| Entfernung | Die gefahrenen Kilometer als Zahl. | Nur Ziffern eintragen. "18 km" ist Text, und die Formel in der Spalte Betrag lässt die Zeile dann aus. |
| Einheit | km oder mi. | Eine Einheit je Blatt. Eine Summe aus Kilometern und Meilen ist kein Betrag. |
| Satz | Der Satz, der am Tag der Fahrt galt. | 0,38 für den Arbeitsweg, 0,30 für die Dienstreise. Nicht ein Satz für das ganze Jahr. |
| Betrag | Rechnet die Zeile aus. | Nicht überschreiben. In der Excel-Datei steht 0.38, auf dem PDF 0,38. |
| Bemerkung | Was sonst zu erklären ist. | Maut, Parken, Mitfahrer oder die Nummer einer Genehmigung. |
Die Schritte stehen auch im Blatt Anleitung der Datei.
Für den Arbeitsweg brauchen Sie keine Aufzeichnung je Fahrt. Sie setzen die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und die Zahl der Arbeitstage an.
Bei Dienstreisen gehören Datum, Ziel, Anlass und die gefahrenen Kilometer in die Zeile. Tragen Sie jede Fahrt nah am Tag der Fahrt ein.
Die Auswertung der Excel-Datei liest die ersten 2.000 Zeilen der Liste, eine Fahrt weit unten zählt also mit. Bewahren Sie die Liste bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist auf, die regelmäßig vier Jahre beträgt (§ 169 AO).
Nein. Die Entfernungspauschale hängt an der Entfernung und an der Zahl der Arbeitstage, nicht an einer Zeile je Fahrt. Tragen Sie die Fahrten trotzdem ein, wenn Sie den Betrag belegen wollen: mit Datum, Weg, Zweck und Kilometern.
Der Punkt ist das Dezimalzeichen des Dateiformats. Excel zeigt den Wert so an, wie es Ihre eigene Einstellung vorgibt. Auf dem PDF steht das Komma.
Bei vielen Fahrten die Excel-Datei: sie rechnet den Betrag je Zeile und summiert je Monat. Wenn Sie im Auto oder auf Papier eintragen und das Blatt abheften, nehmen Sie das PDF für A4.
Ja. Das Gesetz befristet den Satz nicht, deshalb gelten 0,38 € je Kilometer für den Arbeitsweg und 0,30 € je Kilometer für die Dienstreise auch 2027.
Nein. MileagePilot stellt sie bereit. Sie hält fest, was Sie eintragen, und entscheidet nicht, ob eine Fahrt erstattet oder abgesetzt werden darf.
Die beiden Sätze im Detail, mit Gesetzestext, amtlicher Quelle und dem Rechner für den Jahresbetrag.