Welke gegevens moet een rittenregistratie bevatten?
Per rit de datum, het vertrek, de aankomst, het doel en de afstand. Bij een vast bedrag per maand legt u daarnaast vast op hoeveel dagen u reisde.
Rittenregistratie
Rittenregistratie voor uw kilometers
Wat een ritregel bevat, hoe lang u de registratie bewaart en welke bestanden u kunt gebruiken. Een totaal per maand verdedigt het bedrag niet.
Uitleg door MileagePilotbijgewerkt 26 okt 2026
Kort antwoord
Een registratie per rit met datum, doel, vertrek, aankomst en de afstand. Rekent u met een vast bedrag per maand af, leg dan ook het aantal reisdagen vast.
In één oogopslag
- Eén regel per rit, met de afstand die u werkelijk heeft gereden.
- Een werkgever bewaart de gegevens van de loonadministratie zeven jaar.
- De Belastingdienst kan tot vijf jaar na het belastingjaar nog navorderen, dus bewaar uw eigen registratie minstens zo lang.
- Een vergoeding die u niet kreeg, mag u tot vijf jaar terugvragen als u de kilometers kunt bewijzen.
Wat een ritregel bevat
Een totaal per maand is te weinig. Wie het bedrag moet verdedigen, moet kunnen laten zien waar de maand uit bestaat.
- De datum van de rit.
- Het adres of de plaats van vertrek en van aankomst.
- Het doel van de rit, bijvoorbeeld een klant, een project of de vaste werkplek.
- De afgelegde afstand in kilometers.
- Bij een vast bedrag per maand: het aantal dagen dat u die maand reisde.
Hoe lang u het bewaart
Een werkgever bewaart de gegevens van de loonadministratie zeven jaar. Voor uzelf geldt die plicht niet, maar de Belastingdienst kan tot vijf jaar na het einde van het belastingjaar nog een navorderingsaanslag opleggen. Bewaar de registratie dus minstens zo lang, en langer als u een oude vergoeding nog wilt terugvragen.
Welk bestand u gebruikt
Een spreadsheet met deze velden is genoeg. De voorbeeldbestanden zijn Engelstalig, dus de kolomnamen verschillen; u kunt ze hernoemen en een eigen veld toevoegen.
Ambtelijke bronnen
Belastingdienst: hoelang moet u gegevens bewaren
De bewaartermijn van zeven jaar voor basisgegevens van een onderneming.
Ondernemersplein: reiskostenvergoeding betalen aan werknemers
Het terugvragen tot vijf jaar, met een rittenadministratie als bewijs.
Veelgestelde vragen
Is een totaal per maand genoeg?
Nee. Het totaal verdedigt het bedrag niet. De losse ritten laten zien waar het totaal vandaan komt.
Hoe lang moet ik mijn registratie bewaren?
Minstens vijf jaar, omdat de Belastingdienst tot die termijn nog kan navorderen. Een werkgever bewaart de loonadministratie zeven jaar.
Moet ik een auto en een fiets apart bijhouden?
Niet per se, maar vermeld wel het vervoermiddel per rit. Zo is te zien welke kilometers met de auto zijn gereden en welke niet.
Zijn er Nederlandse bestanden?
Nog niet. De voorbeeldbestanden zijn Engelstalig, maar de velden die u nodig heeft zijn dezelfde.
Verder met de hulpmiddelen
De ambtelijke bedragen, de regels voor een declaratie en de formulieren om ritten bij te houden.